2018년11월13일 13번
[비서실무] 다음 중 비서의 회의 보좌 업무 수행 방식으로 가장 적절하지 않은 것은?
- ① 회의 통지서는 적어도 회의 10일 전에 상대방이 받아 볼 수 있도록 하며, 긴급히 개최하는 회의인 경우라도 최소 회의 2~3일 전에는 받아 볼 수 있도록 해야 한다.
- ② 회의 참석 여부를 사전에 알아야 하는 경우에는 참석 여부를 회신해 줄 것을 통지서에 기입하는데, RSVP는 참석 여부를 알려 달라는 불어 약어이다.
- ③ 발표회나 설명회와 같이 정보 전달을 목적으로 하는 회의나 주주 총회 등 참석자가 많을 때는 둥근 탁자나 사각 탁자에 둘러앉는 원탁형이나 네모형으로 좌석을 배치하는 것이 적당하다.
- ④ 회의 통지서는 초안 작성 후 상사의 검토와 승인을 받아 발송하는데, 외부 회의인 경우는 회의 개최측의 담당자와 연락처, 교통편 등을 기입한다.
(정답률: 61%)
문제 해설
"비서가 회의 참석자 대신 발언하거나 의견을 대신 전달하는 것"은 비서의 역할이 아니므로 가장 적절하지 않은 것이다.
설명: 비서는 회의를 보조하는 역할로, 회의 준비, 회의록 작성, 회의 참석자들의 일정 조율 등을 담당한다. 따라서 비서가 회의 참석자 대신 발언하거나 의견을 대신 전달하는 것은 비서의 역할이 아니며, 참석자들 간의 의사소통을 원활하게 하기 위해서는 참석자들이 직접 의견을 나누는 것이 중요하다.
그리고 나머지 보기들은 모두 비서의 회의 보좌 업무 수행 방식으로 적절한 내용들이다. 회의 통지서는 상대방이 충분한 시간 안에 받을 수 있도록 미리 발송해야 하며, RSVP는 참석 여부를 알려 달라는 불어 약어이다. 또한 발표회나 설명회와 같이 참석자가 많은 경우에는 원탁형이나 네모형으로 좌석을 배치하는 것이 적당하다. 마지막으로 회의 통지서는 초안 작성 후 상사의 검토와 승인을 받아 발송하며, 외부 회의인 경우는 회의 개최측의 담당자와 연락처, 교통편 등을 기입한다.
설명: 비서는 회의를 보조하는 역할로, 회의 준비, 회의록 작성, 회의 참석자들의 일정 조율 등을 담당한다. 따라서 비서가 회의 참석자 대신 발언하거나 의견을 대신 전달하는 것은 비서의 역할이 아니며, 참석자들 간의 의사소통을 원활하게 하기 위해서는 참석자들이 직접 의견을 나누는 것이 중요하다.
그리고 나머지 보기들은 모두 비서의 회의 보좌 업무 수행 방식으로 적절한 내용들이다. 회의 통지서는 상대방이 충분한 시간 안에 받을 수 있도록 미리 발송해야 하며, RSVP는 참석 여부를 알려 달라는 불어 약어이다. 또한 발표회나 설명회와 같이 참석자가 많은 경우에는 원탁형이나 네모형으로 좌석을 배치하는 것이 적당하다. 마지막으로 회의 통지서는 초안 작성 후 상사의 검토와 승인을 받아 발송하며, 외부 회의인 경우는 회의 개최측의 담당자와 연락처, 교통편 등을 기입한다.